Ihr Softwareprojekt: So läuft es ab und so bleiben die Kosten im Griff

Ihr Softwareprojekt: So läuft es ab und so bleiben die Kosten im Griff

45 Prozent aller Softwareprojekte überschreiten ihr Budget. Die meisten Überschreitungen sind vermeidbar. Dieser Artikel erklärt den typischen Projektablauf und zeigt fünf konkrete Hebel, mit denen Sie als Auftraggeber die Kontrolle behalten.

Der Standish Group CHAOS Report besagt, dass rund 45 Prozent aller Softwareprojekte überschreiten ihr Budget. Die Ursachen sind selten technischer Natur. In den meisten Fällen sind es unklare Anforderungen, fehlende Abstimmung und Änderungen, die zu spät im Prozess kommen.

Die gute Nachricht: Die meisten Budgetüberschreitungen sind vermeidbar, wenn beide Seiten, Auftraggeber und Dienstleister, von Anfang an wissen, was sie erwartet. Dieser Artikel erklärt, wie ein Softwareprojekt typischerweise abläuft und welche Hebel Sie als Auftraggeber haben, um die Kosten im Griff zu behalten.

So läuft ein Softwareprojekt ab

Phase 1: Planung

In den ersten ein bis zwei Wochen geht es darum, den Scope zu definieren. Was soll die Software können? Welche Prozesse bildet sie ab? Wer sind die Nutzer? Welche bestehenden Systeme müssen angebunden werden? In dieser Phase wird auch entschieden, welche Funktionalität aus erprobten Baukasten-Modulen abgedeckt werden kann und welcher Anteil individuell entwickelt wird.

Das Ergebnis der Planungsphase ist ein gemeinsames Verständnis von Umfang und Budget. Das klingt selbstverständlich, ist aber der wichtigste Schritt im gesamten Projekt. Unklarheiten, die hier nicht beseitigt werden, tauchen später als Änderungen auf, und Änderungen während der Entwicklung sind der teuerste Weg, Anforderungen zu klären.

Phase 2: Entwurf

Der Entwurf konkretisiert die Planung. In ein bis zwei Wochen entstehen das Datenmodell, das Interface-Design und die funktionale Spezifikation. Am Ende dieser Phase wissen beide Seiten genau, was gebaut wird, wie es aussieht und wie es sich verhält.

Der Kostenkontroll-Aspekt dieser Phase ist einfach: Änderungen im Entwurf kosten (fast) nichts. Änderungen nach Beginn der Entwicklung kosten Geld. Jeder Punkt, der im Entwurf geklärt wird, ist ein Punkt, der später keine Nacharbeit verursacht. Deshalb lohnt es sich, in dieser Phase gründlich zu sein, auch wenn es sich vielleicht anfühlt, als ginge es nicht schnell genug voran.

Phase 3: Entwicklung

Die Entwicklung ist die längste Phase und dauert je nach Projektumfang vier bis sechzehn Wochen. Sie verläuft iterativ in kurzen Zyklen von typischerweise zwei Wochen. Am Ende jedes Zyklus gibt es meistens ein lauffähiges Zwischenergebnis, das Sie sehen, testen und kommentieren können.

Dieser iterative Ansatz ist der stärkste Kostenkontrollmechanismus in der Entwicklung. Sie warten nicht monatelang auf ein Endergebnis, bei dem sich herausstellt, dass die Hälfte nicht Ihren Vorstellungen entspricht. Sie sehen alle zwei Wochen, was entstanden ist, und können Korrekturen anbringen, solange sie noch wenig kosten. KI-gestützte Entwicklung beschleunigt die Implementierung dabei erheblich, wie im Artikel So verändert KI die Softwarelandschaft beschrieben.

Phase 4: Validierung

Die letzten ein bis zwei Wochen dienen der Validierung. Alle Funktionen werden gegen die Anforderungen geprüft, offene Punkte werden abgearbeitet, und es gibt eine formale Abnahme. Diese Abnahme schützt beide Seiten: Sie bestätigt, dass das Gelieferte dem Vereinbarten entspricht. Der Dienstleister hat Klarheit über den Abschluss des Projekts, und der Auftraggeber hat ein dokumentiertes Ergebnis.

Fünf Hebel der Kostenkontrolle

Die Phasen beschreiben den Rahmen. Innerhalb dieses Rahmens gibt es fünf Dinge, die Sie als Auftraggeber aktiv tun können, um die Kosten im Griff zu behalten.

Klare Ansprechpartner benennen

Der teuerste Kostentreiber in Softwareprojekten ist nicht die Programmierung. Es sind Abstimmungsschleifen. Wenn eine Frage drei Tage braucht, weil sie durch mehrere Abteilungen wandert, bevor jemand eine Entscheidung trifft, steht die Entwicklung in der Zwischenzeit still oder geht in die falsche Richtung. Ein Ansprechpartner mit Entscheidungskompetenz, der innerhalb eines Arbeitstages reagieren kann, ist kein Luxus, sondern eine Projektvoraussetzung.

Früh und oft testen

Ein Fehler, der in der zweiten Entwicklungswoche gefunden wird, kostet einen Bruchteil dessen, was derselbe Fehler nach dem Go-Live kostet. Nicht weil die Korrektur technisch aufwändiger ist, sondern weil in der Zwischenzeit weitere Funktionen auf dem Fehler aufgebaut wurden und die Korrektur einen Dominoeffekt auslöst, z.B. weil bereits Daten in einem falschen Datenmodell eingepflegt wurden. Regelmäßiges Testen der Zwischenergebnisse ist die wirksamste Maßnahme zur Kostenkontrolle, die ein Auftraggeber ergreifen kann.

Schnittstellen früh klären

Integrationen mit bestehenden Systemen sind der größte Unsicherheitsfaktor in Softwareprojekten. Nicht die Programmierung der Schnittstelle selbst ist das Problem, sondern das Umfeld: fehlende oder veraltete Dokumentation, inkonsistente Datenformate, Abhängigkeiten von Drittanbietern, die langsam reagieren. Je früher diese Fragen geklärt werden, desto geringer ist das Risiko von Verzögerungen und Zusatzkosten. Idealerweise sind die Schnittstellen bereits in der Planungsphase identifiziert und in der Entwurfsphase spezifiziert.

Web-App statt nativer App erwägen

Nicht jede Anwendung braucht eine native App für iOS und Android. Progressive Web Apps laufen im Browser, funktionieren auf allen Endgeräten und können offline arbeiten. Für die Mehrheit der Business-Anwendungen, also interne Tools, Dashboards, Verwaltungssysteme, reicht das aus. Der Entwicklungsaufwand für eine Web-App ist erheblich geringer als für zwei native Apps plus Backend, und die Wartung ist einfacher, weil es nur eine Codebasis gibt und Rollout sowie Distribution bei Updates ist weit weniger aufwendig.

Baukasten statt Neubau

Funktionen wie Benutzerverwaltung, Authentifizierung, Rollen und Berechtigungen, Dashboards oder Rechnungsstellung sind in den meisten Business-Anwendungen nötig, aber nicht das, was Ihre Anwendung besonders macht. Ein modularer Baukasten-Ansatz stellt diese Basisfunktionalität als erprobte Module bereit und konzentriert den Entwicklungsaufwand auf den tatsächlich individuellen Anteil. Bei uns decken die Baukasten-Module erfahrungsgemäß 60 bis 70 Prozent der Gesamtfunktionalität ab. Die Details beschreiben wir im Artikel Individualsoftware: Kalkulierbare Kosten dank Baukastensystem.

Warnsignale: Wann ein Projekt aus dem Ruder läuft

Die folgenden fünf Warnsignale deuten darauf hin, dass ein Softwareprojekt die Kontrolle verliert. Sie gelten unabhängig vom Dienstleister.

Scope Creep ohne Kostenbewertung ist das häufigste Problem. Neue Anforderungen sind normal und in agilen Projekten willkommen. Aber jede neue Anforderung hat einen Preis. Wenn Änderungen am Scope nicht mit einer Bewertung der Kostenauswirkung verbunden sind, wächst das Projekt unkontrolliert.

Kein lauffähiges System nach vier Wochen Entwicklung ist ein Zeichen dafür, dass der Dienstleister entweder mit grundlegenden Problemen kämpft oder einen Wasserfall-Ansatz verfolgt, bei dem alles auf einmal gebaut und erst am Ende gezeigt wird. Beides ist riskant.

Fehlende Transparenz über geleistete Stunden macht es unmöglich zu beurteilen, ob der Aufwand im Verhältnis zum Ergebnis steht. Ein seriöser Dienstleister legt offen, wie viele Stunden in welche Aufgaben geflossen sind.

Kein Testing vor dem Go-Live ist ein Qualitätsrisiko, das sich in den Wochen nach dem Launch in Form von Fehlermeldungen, Ausfällen und Nacharbeit bemerkbar macht. Professionelle Entwicklung beinhaltet automatisierte Tests als festen Bestandteil des Prozesses.

Technische Entscheidungen ohne Ihre Beteiligung bedeuten, dass der Dienstleister Architektur- und Technologieentscheidungen trifft, die Sie langfristig binden, ohne dass Sie Gelegenheit hatten, die Implikationen zu verstehen. Technische Entscheidungen haben geschäftliche Konsequenzen, und Sie sollten in diese Entscheidungen einbezogen werden.

Wie wir Transparenz sicherstellen

Bei Prowedo arbeiten wir mit Sprint-Reviews alle zwei Wochen, bei denen wir Ihnen das aktuelle Zwischenergebnis zeigen und gemeinsam den nächsten Schritt planen. Die geleisteten Stunden sind jederzeit einsehbar. Und wir führen regelmäßige Budget-Checks durch, damit Sie zu jedem Zeitpunkt wissen, wie viel vom vereinbarten Budget verbraucht ist und was noch aussteht.

Für Anwendungen, die über Prowedo gehostet werden, bieten wir Wartung zum Fixpreis an. Dieser umfasst Security-Patches, Updates, Backups und den laufenden Betrieb, typischerweise 10 bis 15 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr. So haben Sie auch nach dem Go-Live planbare Kosten.

Fazit

Ein Softwareprojekt ist kein Blindflug. Vier klar definierte Phasen geben den Rahmen vor, fünf konkrete Hebel geben Ihnen als Auftraggeber die Kontrolle. Die Warnsignale helfen Ihnen, frühzeitig zu erkennen, wenn etwas in die falsche Richtung läuft.

Zu den rechtlichen Fragen, die vor einem Softwareprojekt geklärt werden sollten, etwa Nutzungsrechte am Quellcode, Vertragsgestaltung und Wartungsvereinbarungen, finden Sie Orientierung im Artikel Die 10 wichtigsten rechtlichen Fragen bei Individualsoftware. Die Kostenseite beleuchten wir im Artikel Was kostet Individualsoftware?.

Wenn Sie ein konkretes Projekt planen, sprechen Sie mit uns. Wir geben Ihnen eine ehrliche Einschätzung zu Ablauf, Zeitrahmen und Kosten.